Wie Unternehmen mit einer externen Verantwortlichen Elektrofachkraft Verantwortung wirksam organisieren, interne Ressourcen entlasten und tragfähige Strukturen schaffen.

Externe VEFK: Wann sie sinnvoll ist und wie sie wirksam eingesetzt wird

Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) wird gerne als eine Art Notlösung betrachtet. Die bisherige Verantwortliche Elektrofachkraft verlässt das Unternehmen, kurzfristig findet sich niemand für die Nachfolge und nun muss eben jemand von außen einspringen. Oft stellt man aber auch fest, dass man sich als Unternehmen soweit entwickelt hat dass hier nach und nach eine Lücke entstand, eine Lücke die es nun mit einer geeigneten Verantwortlichen Elektrofachkraft zu füllen gilt.

Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft kann genauso ein reguläres Organisationsmodell darstellen und diese Lücke professionell schließen, ohne anderweitig für dringend benötigte Ressourcen einzusetzen. Im Blick sollte immer behalten werden dass die gewählte Lösung in der eigenen Struktur funktioniert. Schließlich wird Elektrosicherheit nicht dadurch besser, dass der Name der verantwortlichen Person auf der unternehmenseigenen Gehaltsliste steht.

Entscheidend sind Fachkunde, tatsächliche Handlungsmöglichkeiten, klare Zuständigkeiten und eine Organisation, in welcher die übertragene Verantwortung auch wahrgenommen werden kann.

Wann eine externe VEFK sinnvoll sein kann

Der offensichtlichste Fall liegt vor, wenn im Unternehmen keine geeignete Person vorhanden ist, welche die Verantwortung übernehmen kann.

Dabei sollte man die Betonung durchaus auf „geeignet“ legen. Eine erfahrene Elektrofachkraft ist nicht automatisch die richtige Verantwortliche Elektrofachkraft. Neben der erforderlichen Fachkunde muss die betreffende Person auch in der Lage sein, Strukturen zu gestalten, Entscheidungen zu treffen, Anforderungen gegenüber anderen Bereichen zu vertreten und die Fachaufsicht innerhalb ihres Verantwortungsbereiches wahrzunehmen.

Vor allem aber muss sie diese Aufgabe auch übernehmen wollen.

Jemanden zur Verantwortlichen Elektrofachkraft zu machen, weil dessen Name im Organigramm gerade am besten passt, ist keine besonders belastbare Organisationsentscheidung.

Ein klassischer Anwendungsfall für eine externe Lösung entsteht zudem beim Ausscheiden einer bisherigen Verantwortlichen Elektrofachkraft. Unternehmen können solche personellen Veränderungen nicht immer langfristig planen. Gleichzeitig verschwindet die organisatorische Verantwortung nicht zusammen mit dem bisherigen Stelleninhaber durch die Ausgangstür. Eine externe VEFK kann hier die erforderliche Kontinuität schaffen.

Ähnlich sieht es bei neuen Standorten, Produktionslinien, Projekten oder Unternehmensbereichen aus. Gerade in Wachstumsphasen verändert sich die Elektrotechnik teilweise schneller als die hierfür vorhandene Organisation. Neue Anlagen kommen hinzu, Verantwortungsbereiche verändern sich, zusätzliche Elektrofachkräfte werden eingesetzt und bisher funktionierende Strukturen stoßen plötzlich an ihre Grenzen.

Auch eine Restrukturierung kann deswegen ein guter Anlass für eine externe VEFK sein. Nicht unbedingt, weil vorher alles falsch gelaufen ist. Eine Organisation, die für fünf Elektrofachkräfte und eine überschaubare Produktionsanlage hervorragend funktioniert hat, muss nicht automatisch für drei Standorte und mehrere Fachbereiche geeignet sein.

Ein weiterer Fall betrifft gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen. Die Verantwortung muss dort genauso wahrgenommen werden, der tatsächliche Umfang rechtfertigt aber möglicherweise keine eigene Vollzeitstelle. Es wäre wenig sinnvoll, aus der organisatorischen Notwendigkeit einer Funktion automatisch auf die Notwendigkeit einer Vollzeitstelle zu schließen. Hinzu kommt, dass selbst wenn man geeignetes eigenes Personal hat, man sich die Frage stellen muss, ob dies der sinnvollste Einsatz dieser womöglich höchst wertvollen Ressource ist. Beraube ich mein Unternehmen womöglich teilweise der Energie, welche mein Produkte Produkte so unfassbar genial macht, wenn ich meinen Leuten diese Aufgabe auch noch mit aufhalse?

Und schließlich kann gerade der Blick von außen hilfreich sein. Wer seit vielen Jahren innerhalb einer bestehenden Organisation arbeitet, kennt diese hervorragend. Das ist ein Vorteil, kann aber manchmal auch dazu führen, dass gewachsene Strukturen als selbstverständlich betrachtet werden. Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft bringt zwangsläufig einen anderen Blickwinkel mit und muss sich erklären lassen, warum Dinge so geregelt sind, wie sie geregelt sind. Allein diese Fragen können bereits ausgesprochen wertvoll sein.

Interim oder dauerhaft extern?

Nicht jede externe VEFK erfüllt dieselbe Aufgabe. Bei einer Interim-VEFK steht grundsätzlich eine zeitlich begrenzte Aufgabe im Vordergrund. Es kann darum gehen, eine entstandene Lücke zu schließen, einen neuen Bereich aufzubauen oder eine vorhandene Organisation neu zu strukturieren. Damit gibt es von Beginn an einen Punkt, an welchem die Verantwortung wieder übergeben werden soll.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Elektrosicherheit selbst ein zeitlich begrenztes Projekt wäre. Das ist sie nicht. Die Elektrosicherheit bleibt eine Daueraufgabe, solange entsprechende Gefährdungen, Anlagen und elektrotechnische Arbeiten vorhanden sind.

Zeitlich begrenzt ist lediglich der Einsatz der betreffenden Person.

Eine dauerhaft externe VEFK verfolgt einen anderen Ansatz. Hier wird bewusst entschieden, die Funktion auf längere Sicht extern zu besetzen. Das kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn der tatsächliche Umfang keine interne Vollzeitfunktion rechtfertigt oder geeignete interne Fachkräfte ihre eigentlichen operativen Aufgaben weiterhin wahrnehmen sollen.

Dazwischen befindet sich ein durchaus interessantes Hybridmodell: Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft übernimmt zunächst die Verantwortung, baut oder konsolidiert die erforderlichen Strukturen und entwickelt gleichzeitig eine geeignete interne Nachfolge.

Die externe Lösung schafft damit nicht nur eine Überbrückung, sondern bereitet ihre eigene Ablösung vor.

Welches Modell das richtige ist, hängt von der Organisation ab. Größe, Anzahl und Art der Standorte, elektrotechnische Gefährdungen, vorhandenes Personal und nicht zuletzt der Zustand der bisherigen Elektrosicherheitsorganisation spielen hierbei zusammen. Es gibt also nicht die eine richtige externe VEFK-Lösung für jedes Unternehmen0

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Was eine externe VEFK tatsächlich übernehmen muss

Mit der Bestellung allein ist wenig gewonnen, auch wenn sie ein wichtiger Schritt ist. Zunächst muss eindeutig festgelegt werden, welchen Verantwortungsbereich die externe Verantwortliche Elektrofachkraft überhaupt übernimmt. Ein kompletter Standort kann ein solcher Bereich sein, ebenso ein Geschäftsbereich, bestimmte Anlagen oder mehrere klar voneinander abgegrenzte Einheiten.

Diese Abgrenzung muss verständlich sein. Und zwar nicht nur für die Geschäftsleitung und die VEFK selbst, sondern gerade auch für diejenigen, welche innerhalb dieser Struktur arbeiten.

Genauso wichtig sind die erforderlichen Befugnisse. Wer Verantwortung trägt, muss in seinem Verantwortungsbereich fachlich entscheiden können. Verantwortung zu übertragen, Entscheidungen aber weiterhin an anderer Stelle treffen zu lassen, ergibt organisatorisch keinen Sinn.

Hierzu gehören auch klare Schnittstellen. Wer entscheidet über den Einsatz einer Elektrofachkraft? Wer ist Anlagenverantwortlicher? Wer darf Arbeiten freigeben? Welche Informationen müssen der Verantwortlichen Elektrofachkraft zur Verfügung stehen und bei welchen Änderungen muss sie eingebunden werden?

Je größer das Unternehmen wird, desto wichtiger werden solche zunächst banal klingenden Fragen.

Die VEFK muss außerdem dafür sorgen, dass Prüfungen, Qualifikationen, Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen nicht als voneinander unabhängige Einzelaufgaben irgendwo im Unternehmen stattfinden. Diese Dinge gehören in eine gemeinsame Struktur.

Gerade die Dokumentation darf dabei nicht zur Ablage verkommen.

Natürlich muss dokumentiert werden. Aber ein Ordner voller Ernennungen, Prüfprotokolle und Unterweisungsnachweise macht noch keine gute Elektrosicherheitsorganisation. Eine brauchbare Dokumentation muss der verantwortlichen Person vielmehr zeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

Welche Prüfung läuft aus? Welche Elektrofachkraft benötigt eine Aktualisierung ihrer Qualifikation? Wo wurde eine Verantwortlichkeit noch nicht eindeutig geregelt? Welche Gefährdungsbeurteilung muss aufgrund einer Änderung überprüft werden? Dann wird Dokumentation vom Nachweis zum Steuerungsinstrument.

Eine VEFK auf dem Papier reicht nicht

Problematisch wird eine externe VEFK insbesondere dann, wenn die Funktion hauptsächlich dazu dienen soll, irgendwo einen Namen in ein Organigramm einzutragen.

Eine Verantwortliche Elektrofachkraft ohne ausreichende Befugnisse kann ihre Verantwortung nicht vernünftig wahrnehmen. Gleiches gilt bei einem Verantwortungsbereich, dessen Grenzen niemand genau kennt oder der schlicht so groß ist, dass eine wirksame Fachaufsicht praktisch nicht mehr möglich ist.

Eine externe VEFK muss außerdem Zugang zu den notwendigen Informationen haben. Anlagen, Personal, organisatorische Veränderungen, geplante Arbeiten und erkannte Mängel dürfen ihr nicht nur zufällig bekannt werden. Das erfordert Zusammenarbeit.

Die externe Verantwortliche Elektrofachkraft darf deswegen nicht wie ein Dienstleister behandelt werden, den man gelegentlich anruft, wenn ein elektrotechnisches Problem auftaucht. Sie ist Teil der elektrotechnischen Organisationsstruktur des Unternehmens und benötigt entsprechend definierte Kommunikationswege zur Geschäftsleitung, zu Führungskräften und zu den operativ tätigen Elektrofachkräften.

Vor allem aber ist eine externe VEFK kein Instrument, mit welchem Verantwortung einfach aus dem Unternehmen herausgereicht wird. Sie ist aber durchaus ein Instrument, mit welchem man als Geschäftsführung seiner Verantwortung nachkommst.

Wie eine externe VEFK sinnvoll eingeführt wird

Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft sollte deswegen nicht mit der Unterschrift unter einer Bestellung beginnen, sondern mit der Frage, was eigentlich erreicht werden soll.

Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  1. Ausgangslage und Ziel definieren.
    Warum soll eine externe VEFK eingesetzt werden? Geht es um eine Überbrückung, einen Neuaufbau, die Konsolidierung vorhandener Strukturen oder eine dauerhafte externe Lösung?
  2. Verantwortungsbereich, Befugnisse und Schnittstellen festlegen.
    Es muss klar sein, wofür die Verantwortliche Elektrofachkraft zuständig ist, welche Entscheidungen sie treffen kann und mit welchen Funktionen innerhalb des Unternehmens sie zusammenarbeitet.
  3. Die vorhandene elektrotechnische Organisation aufnehmen und priorisieren.
    Bestehende Strukturen sollten nicht reflexartig ersetzt werden. Zunächst ist festzustellen, was funktioniert, wo Lücken vorhanden sind und welche Punkte tatsächlich dringenden Handlungsbedarf erzeugen.
  4. Die operative Struktur aufbauen, weiterführen oder konsolidieren.
    Verantwortlichkeiten, Fachkräfteorganisation, Prüfungen, Qualifikationen, Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsvorgaben und Dokumentation müssen miteinander funktionieren. Nicht jede Organisation benötigt dasselbe System.
  5. Kommunikation und Wirksamkeitskontrolle etablieren.
    Eine einmal geschaffene Struktur bleibt nicht automatisch gut. Regelmäßiger Austausch mit Geschäftsleitung, Führungskräften und Elektrofachkräften gehört ebenso dazu wie die Kontrolle, ob die getroffenen Regelungen im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren.
  6. Bei einem Interim-Einsatz die Übergabe von Beginn an mitdenken.
    Wenn eine interne Nachfolge vorgesehen ist, sollte diese nicht erst zwei Wochen vor Ende des Interim-Mandates auftauchen. Eine gute Übergabe beginnt deutlich früher und bindet die zukünftige Verantwortliche Elektrofachkraft schrittweise in Entscheidungen und Strukturen ein.

Damit wird auch deutlich, woran sich eine funktionierende externe VEFK-Lösung messen lassen muss.

Nicht daran, wie viele Dokumente erstellt wurden. Nicht daran, wie oft die externe Verantwortliche Elektrofachkraft im Unternehmen vor Ort war. Und auch nicht allein daran, dass eine formal korrekte Bestellung existiert.

Entscheidend ist, ob eine elektrotechnische Organisation entstanden ist beziehungsweise erhalten wird, in welcher Zuständigkeiten klar sind, geeignete Menschen die richtigen Aufgaben übernehmen und sicherheitsrelevante Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden können.

Ob die Person an der Spitze dieser fachlichen Struktur intern angestellt oder extern beauftragt ist, ist dagegen nur eine von mehreren organisatorischen Entscheidungen.

Fazit

Eine externe Verantwortliche Elektrofachkraft ist weit mehr als eine Lösung für eine kurzfristige personelle Lücke. Richtig eingesetzt, schafft sie klare Verantwortlichkeiten, stärkt die elektrotechnische Organisation und kann wertvolle interne Fachressourcen dort belassen, wo sie für das Unternehmen den größten Nutzen bringen. Ob als Interim-Lösung, dauerhaftes Modell oder mit dem Ziel einer späteren internen Übergabe, ist dabei zweitrangig. Entscheidend ist, dass Verantwortungsbereich, Befugnisse und Schnittstellen eindeutig geregelt sind und die VEFK tatsächlich in der Lage ist, ihre Aufgabe wahrzunehmen. Eine gute externe VEFK steht deshalb nicht nur im Organigramm. Sie sorgt dafür, dass Elektrosicherheit im Unternehmen strukturiert, wirksam und dauerhaft funktioniert.

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